Het is maandagochtend, de werkweek begint, het zweet breekt je al uit want je moet zo je mail gaan beantwoorden...

Je opent je mailbox en hij lijkt wel overgelopen zo vol! Allemaal vragen voor het wijzingen van een afspraak, bestelling, abonnementen, allemaal spam en nieuwsbrieven zie je ertussen staan...Je hoofd slaat op hol en snel sluit je de mailbox weer af. Zo dicht, weg en uit! Stiekem weet je dat dit niet de oplossing is. Maar hoe zorg je er nu voor dat je zonder stress je mailbox kunt openen?

Hieronder deel ik een paar tips!

Handel e-mails snel af  
Het klinkt wellicht wat simpel, maar zo simpel is het ook. Van uitstel komt afstel. Maar als je het gelijk doet en afhandelt, voel je je daarna een stuk fijner. Misschien zelfs een beetje trots ;-). Veel dingen wat we minder leuk vinden om te doen, stellen we uit. Zo heb ik persoonlijk een hekel aan mijn huis schoonmaken! Maar als ik het eenmaal weer gedaan heb en de frisse geur me tegemoet komt, ben ik stiekem blij en trots dat ik het toch maar weer gedaan heb,

Maak verschillende mappen
Maak verschillende mappen aan bijvoorbeeld klanten, nieuwsbrieven, to do. En maak daaronder weer submappen aan. Bijvoorbeeld onder klanten een map facturen. Zo heb je overzichtelijk alles bij elkaar en hoef je niet uren te zoeken door je inbox als je zoekt naar een antwoord van een bepaalde klant.

Markeer e-mails
Heeft een e-mail spoed? Markeer deze dan met een kleur of een vlaggetje. Zo blijft deze goed zichtbaar in je e-mailbox. Wat ook altijd goed werkt is werken met labels die je duidelijke namen geeft. Denk aan facturen, bepaald terugkomend onderwerp, masterclass, belangrijk etc.

Nieuwsbrief map

Je kunt bij veel providers zo instellen dat als er een nieuwsbrief binnenkomt, deze automatisch direct naar jouw mapje nieuwsbrieven gaat. Vooral bij Outlook is dit gemakkelijk in te stellen. Hieronder de stappen via Outlook:

1. Maak een emailmap “Nieuwsbrieven” of “Vakkennis” aan in je emailprogramma van Outlook. Ga op de nieuwen map staan met je rechtermuisknop en kies voor In Favorieten Weergeven. Zo staat de map goed zichtbaar bovenaan.
2. Ga in je navigatiebalk naar Regels (ongeveer in het midden van de balk). Klik op Regels en kies voor Regels en Waarschuwingen beheren.
3. Kies voor Nieuwe Regel en kies vervolgens in de wizard Regels voor toepassen op regels die ik ontvang erop te klikken. Klik op volgend.
4. Kies vervolgens in het scherm welke voorwaarden wilt u controleren voor met specifieke tekst in het onderwerp . Ook kun je kiezen voor met specifieke tekst in adres van de afzender . Voer bij specifieke tekst respectievelijk het onderwerp van de nieuwsbrief of het emailadres van de afzender in. Klik vervolgens op Volgend
5. In het scherm Wat wilt u met de berichten doen? Kies voor verplaats het bericht naar naam map. Klik bij stap 2 onder in het scherm op naam map en blader en zoek de map Nieuwsbrief of Vakkennis map. Klik de map aan en klik op Voltooien en klik nog 2 x op OK.
   

Simpel, snel en gemakkelijk!

E-mail bezorging uitstellen

Heel handig is de optie 'bezorging uitstellen'. Soms heb je namelijk wel de tijd om een e-mail te schrijven maar hoeft hij nog niet verstuurd te worden. Zet dan de e-mail klaar d.m.v. de optie: bezorging uitstellen.

Ook dit werkt vooral gemakkelijk bij Outlook. Werk je bijvoorbeeld met G-mail, Trengo of een ander e-mailsysteem, raadpleeg Google of en hoe je het kan instellen.

Maak een e-mailgroep aan

Heb je een groep mensen die je vaak allemaal tegelijk mailt? Denk aan bepaalde affiliatie partners, maak daar dan een mailgroep van aan. Zodat je alleen de mailgroep hoeft toe te voegen als je een e-mail wilt versturen. Wat ook handig kan zijn als je meerdere mensen dezelfde e-mail wilt sturen, is jezelf mailen en de overige e-mailadressen in de BCC te zetten. Zo hoef je de e-mail maar 1x te typen en kan je ze naar meerdere mensen tegelijk versturen. Nadeel wel is dat je de e-mail niet kan personaliseren met de naam van de ontvanger.